Checklist: voldoet jouw organisatie aan de AI-literacy verplichting?

Checklist: voldoet jouw organisatie aan de AI-literacy verplichting?

Sinds 2 februari 2025 zijn organisaties verplicht om maatregelen te nemen voor AI-geletterdheid van medewerkers. Dat staat in artikel 4 van de AI Act. Maar wat moet je als organisatie precies geregeld hebben?

Gebruik deze checklist om te bepalen of jouw organisatie compliant is.

Deel 1: Bewustzijn en beleid

• Wij weten welke AI-systemen we gebruiken: we hebben een overzicht van alle AI-tools in onze organisatie, inclusief shadow IT
• Wij weten welke medewerkers met AI werken: we hebben in kaart gebracht wie AI-systemen gebruikt en in welke processen
• Wij hebben een AI-beleid: er zijn duidelijke richtlijnen over wat wel en niet is toegestaan bij het gebruik van AI
• Het AI-beleid is gecommuniceerd aan medewerkers: medewerkers weten waar ze het kunnen vinden en wat er in staat
• Het AI-beleid is actueel: het is bijgewerkt na introductie van nieuwe tools of wetgeving

Deel 2: Training en opleiding

• Medewerkers die met AI werken hebben een AI-basistraining gevolgd: ze begrijpen hoe AI werkt, wat de beperkingen zijn en hoe ze het veilig inzetten
• De training is afgestemd op de functie: salesmedewerkers, HR-professionals en managers hebben relevante, praktische kennis gekregen
• Er is aandacht voor privacybewust AI-gebruik: medewerkers weten wat ze wel en niet mogen invoeren in AI-tools
• Er is aandacht voor kritisch denken over AI-output: medewerkers checken AI-uitvoer voordat ze het gebruiken
• Nieuwe medewerkers krijgen AI-onboarding: AI-literacy is onderdeel van het inwerkprogramma
• Trainingen worden regelmatig bijgewerkt: bij nieuwe AI-tools of wijzigingen in wetgeving worden medewerkers opnieuw geïnformeerd

Deel 3: Hoog-risico AI indien van toepassing

Beantwoord dit deel alleen als je organisatie AI inzet in:

• Werving en selectie
• Prestatiebeoordeling of promotie
• Krediet- of risicobeoordeling
• Zorg of medische besluitvorming
• Overheidsbesluiten of publieke dienstverlening

• Wij hebben de AI-systemen geïdentificeerd die als hoog-risico gelden onder de AI Act
• Medewerkers die met hoog-risico AI werken, hebben extra training ontvangen
• Menselijke tussenkomst is gewaarborgd: AI ondersteunt, maar neemt geen autonome besluiten met impact op mensen
• Kandidaten en medewerkers worden geïnformeerd over het gebruik van AI in processen die hen raken
• Er is een intern escalatieproces voor bezwaar of inzage bij AI-gedreven besluiten

Deel 4: Documentatie en aantoonbaarheid

• Wij documenteren wie welke training heeft gevolgd: met datum en onderwerp
• Wij bewaren versies van ons AI-beleid: inclusief datum van vaststelling en herziening
• Wij hebben een proces voor AI-incidenten: medewerkers weten hoe ze problemen kunnen melden
• Wij kunnen bij een audit aantonen dat we maatregelen hebben genomen conform artikel 4

Scorebeoordeling

Wat als je nog niet compliant bent?

Geen paniek, maar wel actie ondernemen. Begin met de onderdelen met het hoogste risico:

1. Stel een AI-beleid op, dat kan ook eenvoudig beginnen
2. Bied een basistraining aan voor medewerkers die met AI werken
3. Documenteer wat je doet vanaf nu
4. Plan een periodieke review van je AI-gebruik en beleid

Conclusie

Compliance met de AI Act is geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces. Deze checklist helpt je om te zien waar je staat en wat de volgende stap is.

Wil je hulp bij het invullen van deze checklist of bij het opzetten van een AI-trainingsprogramma? Neem contact op voor een vrijblijvende intake of download ons volledige AI-compliance stappenplan.

Lees ook

• Wat betekent AI-geletterdheid volgens de AI Act? - begrijp de definitie achter de verplichting
• Is AI-training verplicht voor medewerkers? - de wettelijke basis uitgelegd
• AI Act artikel 4 uitgelegd voor werkgevers - diepgaande uitleg van de wetgeving
• AI-beleid maken: stappenplan en voorbeeld voor organisaties - zet een AI-beleid op als volgende stap